Privacyverklaring
1. Welke gegevens worden verzameld? In het gegevensregister, lichten we toe welke gegevens precies worden verzameld en bewaard en op basis van welke rechtsgrond.
2. Waarom worden deze gegevens gebruikt? Je persoonsgegevens worden door SPARTA WORTEGEM verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van SPARTA WORTEGEM (uitvoering overeenkomst/contractuele grond) Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie (gerechtvaardigd belang) Het bekomen van subsidies (wettelijke verplichting) Naast de gegevens die we verplicht dienen te verzamelen voor een inschrijving/aansluiting bij de sportfederatie, verzamelen we ook optionele gegevens voor het verbeteren van onze dienstverlening voor onze leden en betrokkenen. Zo gebruiken we bijvoorbeeld de contactgegevens om efficiënter met onze leden/ouders/contactpersonen en vrijwilligers te communiceren en proberen we zoveel mogelijk processen op basis van deze gegevens te automatiseren (bv betaling van het lidgeld, of de controle/bijwerking van persoonlijke gegevens door de leden zelf). Mits toestemming, tonen we de naam en afbeelding van personen (individueel of in teamverband) op onze clubwebsite, digitale uitgangborden, in drukwerk, folders of nieuwsbrief. De clubwebsite (indien geactiveerd) is bereikbaar via www.spartawortegem.be en maakt deel uit van het SportiveCloud systeem.
3. Waar worden deze gegevens bewaard en hoe worden deze gegevens precies beveiligd? SPARTA WORTEGEM maakt gebruik van SportiveCloud (werkinstrument voor sportclubs). Het betreft een (online) webtoepassing die uitsluitend met persoonlijke gebruikersnaam en paswoord, via een HTTPS verbinding kan worden gebruikt. Het HTTPS protocol verzekert dat alle gegevens geëncrypteerd over het internet wordt verzonden. De databank waarin alle gegevens worden bewaard bevindt zich in de cloud in een beveiligd datacenter en is slechts consulteerbaar via de toepassing SportiveCloud (IP firewall). Verbinden met deze gegevensbank op andere wijze is onmogelijk.
4. Wie heeft toegang tot deze gegevens? Enkel personen die beschikken over een SportiveCloud account (gebruikersnaam en paswoord) én die gekoppeld zijn aan de club SPARTA WORTEGEM. Bovendien ook hangt de toegankelijkheid van de gegevens af van de rechten/rollen die men binnen het SportiveCloud systeem heeft. Binnen SPARTA WORTEGEM streven we ernaar om de toegang tot persoonsgegevens te beperken en slechts toe te kennen wanneer nodig voor een goede uitoefening van de toegewezen functie(s) binnen de club (bestuursleden, trainers, afgevaardigden, coördinatoren, systeembeheerders, ...).
5. Verstrekking aan derden Persoonsgegevens kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven of hieronder beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van volgende derde partijen (verwerker): Microsoft, Combell en Project 01: het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) en van de IT-infrastructuur (netwerk, ...) SportiveCloud/Project 01: het (uit)bouwen, onderhouden van het SportiveCloud platform SportiveCloud/Project 01: het ondersteunen en begeleiden van sportclubs inzake ledenbeheer, websitebeheer en platform integratie Mailchimp/campaignmonitor/andere nieuwsbrief software: het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen Sendgrid: het versturen van (systeem)mails via de SportiveCloud toepassing (account creatie, account reset, vraag om update/controle van gegevens, ...) Spryng: het versturen van SMS berichten Google (maps): het verstrekken van geografische data (locaties/afstanden/route) op basis van adresgegevens De Sportfederatie waarbij onze club/onze leden zijn aangesloten Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
6. Hoe lang worden gegevens bewaard? Gegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens van personen die niet meer actief betrokken zijn bij de clubwerking, worden met regelmaat verwijderd. Met het oog op sportieve evaluatie, statistiek en bijsturing, worden sportieve gegevens historisch bijgehouden.
7. Jouw rechten omtrent jouw gegevens Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
8. Vragen of klachten Mocht je een vraag of klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met SPARTA WORTEGEM op te nemen: e-mail: info@spartawortegem.be telefoon: 0494/ 88 67 50 Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. Wijziging privacyverklaring SPARTA WORTEGEM kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De meest recente versie is beschikbaar op www.spartawortegem.be. Gegevensregister Voor een goede clubwerking, verzamelen wij persoonsgegevens van onze leden, familie/contactpersonen van onze leden, bestuursmedewerkers, personeel en vrijwilligers. Voor elk van deze personen kunnen, gegroepeerd per verwerkingsgrond, volgende gegevens worden verzameld: Contractuele grond: Achternaam Voornaam Geboortedatum Geslacht Rijksregisternr Nationaliteit Woonplaats: straat + huisnr, postcode en plaats Gerechtvaardigd belang: Lidnummer Extern nummer (vrij veld voor koppeling met eventueel externe systemen) Contactgegevens: telefoon, gsm, e-mailadres Relaties met andere personen (voor het bepalen van gezin/familie/contactpersonen) Taal Link met teams waarvan de betrokken persoon deel uitmaakt, indien van toepassing Link met (werk)groepen waarvan deze persoon deel uitmaakt, indien van toepassing Vrije notitie (bv nuttige info ingeval van co-ouderschap, medisch dossier/informatie) Datum laatste bijwerking gegevens Datum laatste uitnodiging voor het bijwerken van gegevens Toestemming: Afbeelding Indicatie (ja/neen) voor weergave op publieke clubwebsite